200-Mitglieder-Verein — Microsoft Teams für 0 € statt 600 €

Ausgangslage

Ein Sportverein im Rheinland mit 200 aktiven Mitgliedern, davon ca. 40 in Trainer- und Vorstandsrollen, die regelmäßig kommunizieren müssen. Microsoft hatte ihren Non-Profit-Tarif für Vereine deutlich verteuert — die geplante Migration auf den vollen Business-Tarif hätte ca. 600 € im Monat gekostet, also 7.200 € im Jahr. Für einen Verein, der von Beiträgen lebt, nicht tragbar.

Außerdem stört den Vorstand zunehmend, dass Mitgliederdaten und Trainingspläne in einer US-Cloud liegen.

Lösung im Überblick

Eine Nextcloud-Instanz auf einem Hetzner-VPS in Deutschland, eingerichtet für 200 Nutzer. Funktionsumfang: Dateiablage, geteilte Kalender für jede Mannschaft, Talk für Gruppenchats und Videokonferenzen, Kontakte, Office im Browser. Die Mannschaftsleiter bekommen eigene Bereiche mit Zugriff für ihr Team.

Workflow im Detail

1. Nutzer-Onboarding: Mitglieder bekommen Zugang via Mail-Einladung, ein einfaches Passwort-Setup
2. Mannschaftsstrukturen: Pro Mannschaft ein Nextcloud-Ordner + ein Talk-Kanal + ein Kalender
3. Trainingspläne liegen im jeweiligen Mannschaftsordner und werden mit den Spielern geteilt
4. Vorstand hat einen geschützten Bereich für Mitgliederdaten, Protokolle, Finanzplanung
5. Videokonferenzen über Talk für Vorstandsitzungen, größere Versammlungen können über Jitsi (extra) ergänzt werden
6. Mobile App für iOS/Android — Mitglieder haben Kalender und Dateien aufs Handy

Aufwand und Investition

• Setup: 2–3 Tage (Server, Nextcloud, Mannschaftsstruktur, Migration der bestehenden Daten, Schulung von 5 Mannschaftsleitern)
• Einmalig: ab 2.400 €
• Laufend: ca. 15 €/Monat Server (für 200 Nutzer reicht ein kleiner VPS)
• Gespart: ~7.200 €/Jahr Microsoft-Lizenzen — der Setup-Preis amortisiert sich nach ~4 Monaten

Was Sie damit vermeiden

• 600 € monatliche Microsoft-Rechnung
• Datenschutz-Diskussionen in jeder Mitgliederversammlung
• Lock-in in eine Plattform, die jährlich teurer wird
• „Ich finde meinen Trainingsplan nicht” — alles an einem Ort

Werkzeuge in diesem Setup

• Nextcloud — der gesamte Stack in einem Tool

Ähnliches Setup besprechen?

Vereine bekommen einen Sondertarif. Erstgespräch 30 Minuten, kostenlos. Termin anfragen →