80 Belege pro Tag — und keiner muss mehr sortieren
Eine mittelgroße Steuerkanzlei bekam täglich 60–100 Belege per Mail. Vier Mitarbeiter sortierten sie manuell in Mandantenordner. Heute landet jeder Beleg automatisch am richtigen Ort — und das Sortieren ist weg.
Setup
3-5 Tage
Einmalig
ab 4.500 €
Laufend
Server ab 25 €/Monat plus optionale Wartung
Spart
ca. 35 h/Monat
So läuft der Workflow
Vom Auslöser bis zum Ergebnis — automatisch.
Mandant
schickt Beleg an belege@kanzlei.de
n8n
klassifiziert + benennt
Nextcloud
Ablage im Mandantenordner
Talk
Notiz an Sachbearbeiter
Ausgangslage
Eine Steuerkanzlei mit 14 Mitarbeitern in NRW. Pro Tag kommen zwischen 60 und 100 Belege per E-Mail — Rechnungen, Kontoauszüge, Bewirtungsbelege, Eingangsrechnungen von Mandanten. Bisher: zwei Halbtagskräfte sortieren das in Mandantenordner auf einem Windows-Server. Fehleranfällig, aufwendig, niemand findet auf Anhieb einen drei Wochen alten Beleg.
Microsoft 365 ist im Einsatz, kostet ~250 € im Monat allein für die Lizenzen, und die SharePoint- Struktur ist über die Jahre zu einem Wildwuchs geworden, den niemand mehr versteht.
Lösung im Überblick
Eine schlanke Pipeline: E-Mail → n8n → Nextcloud. Die Mailadresse belege@kanzlei.de wird
von n8n abgefragt. Aus dem Betreff (oder aus der Absenderadresse) erkennt n8n den Mandanten,
legt das PDF im richtigen Mandantenordner ab, benennt es nach Schema JJJJ-MM-DD_Absender_Betreff.pdf
und schickt eine Bestätigungsnotiz in den Nextcloud-Talk-Kanal des zuständigen Sachbearbeiters.
Workflow im Detail
- Mandant schickt seinen Beleg an
belege@kanzlei.de, optional mit dem Mandanten-Kürzel im Betreff - n8n prüft alle 5 Minuten den Posteingang
- n8n extrahiert Anhänge, liest aus Absender und Betreff den Mandantenbezug
- n8n legt die Datei im Nextcloud-Ordner
/Mandanten/{Kürzel}/Eingang/{Jahr}/ab - n8n schickt eine Notiz in den Talk-Kanal: „📎 Neuer Beleg von {Mandant}”
- n8n beantwortet die Mail des Mandanten mit „Beleg eingegangen, abgelegt am {Datum}”
- Sachbearbeiter sehen alle neuen Belege im Talk-Kanal und können sie direkt verarbeiten
Aufwand und Investition
- Setup: 3–5 Tage (Server-Aufbau, Nextcloud-Konfiguration, n8n-Workflows, Schulung)
- Einmalig: ab 4.500 € (je nach Mandantenanzahl und Sonderfällen)
- Laufend: ca. 25 €/Monat Server (Hetzner-VPS) + optionale Wartung
- Gespart: ca. 35 Stunden/Monat manuelle Sortierung — bei 35 €/h sind das ~1.200 €/Monat
ROI nach ungefähr vier Monaten. Plus die jährlich eingesparten Microsoft-Lizenzen, sobald SharePoint mit abgelöst wird.
Was Sie damit vermeiden
- DSGVO-Risiko: Mandantenbelege durchlaufen keine US-Cloud
- Lock-in: alle Dateien liegen in Standardstruktur — Sie könnten morgen umziehen
- Lizenzkosten: Microsoft 365 wird kündbar
- Manuelle Fehler: kein Beleg landet versehentlich im falschen Ordner
Werkzeuge in diesem Setup
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