Vom Auftragsformular zur Vorgangsakte — ohne doppelte Eingabe
Ein Maschinenbauer mit 35 Mitarbeitern erhielt Anfragen über sechs verschiedene Kanäle und tippte jede einzeln ins ERP. Ein Webformular plus drei Workflow-Schritte später ist daraus eine saubere Pipeline geworden.
Setup
5-8 Tage
Einmalig
ab 6.800 €
Laufend
Server ab 25 €/Monat plus optionale Wartung
Spart
ca. 25 h/Monat
So läuft der Workflow
Vom Auslöser bis zum Ergebnis — automatisch.
Webformular
Kunde sendet Anfrage
n8n
verteilt + erstellt
Baserow
Vorgangs-Datensatz
Nextcloud
Ordnerstruktur angelegt
Bestätigung
geht an Kunde + Vertrieb
Ausgangslage
Mittelständischer Maschinenbauer, 35 Mitarbeiter, drei Standorte. Anfragen kamen per Mail, per Webformular auf der alten Website, per Telefon, per WhatsApp an den Vertrieb, manchmal sogar als Fax. Jede Anfrage wurde mehrfach erfasst: einmal vom Vertriebsmitarbeiter im Mailprogramm, dann in einer Excel-Liste, dann beim Annahmegespräch im ERP. Drei Eingaben pro Vorgang. Bei 60–80 Anfragen im Monat sind das spürbar verlorene Stunden.
Lösung im Überblick
Ein zentrales Webformular wird zur „Eintürigkeit” — alle Anfragen laufen darüber. n8n übernimmt den Vorgang in Baserow als CRM-Datensatz, legt parallel eine Ordnerstruktur in Nextcloud an und schickt automatisch eine Bestätigungsmail an den Kunden. Der Vertriebsmitarbeiter sieht den Vorgang sofort in Baserow und kann ihn direkt bearbeiten — keine Doppelerfassung mehr.
Workflow im Detail
- Kunde füllt das Formular auf der Website aus (oder Vertriebsmitarbeiter im Backend bei Telefonanfragen)
- n8n empfängt den Webhook und legt einen Datensatz in Baserow an: Status „Neu”, Zeitstempel, alle Formularfelder
- n8n erstellt in Nextcloud
/Vorgänge/{Jahr}/{Vorgangsnummer}_{Kunde}/mit Unterordnern „Anfrage”, „Angebot”, „Auftrag”, „Lieferschein”, „Rechnung” - n8n speichert die Original-Anfrage als PDF in „Anfrage”
- n8n schickt dem Kunden eine Bestätigung mit Vorgangsnummer
- n8n benachrichtigt den zuständigen Vertriebsmitarbeiter in Talk
- Mitarbeiter ändert Status in Baserow → n8n triggert Folgeschritte (Angebotsentwurf-Vorlage, Erinnerungen, Übergabe an Produktion)
Aufwand und Investition
- Setup: 5–8 Tage (Formular-Design, Baserow-Schema, n8n-Workflows, Datenmigration aus Excel)
- Einmalig: ab 6.800 €
- Laufend: ca. 25 €/Monat Server + optionale Wartung
- Gespart: ca. 25 Stunden/Monat Doppelerfassung + weniger Reklamationen wegen vergessener Vorgänge
Was Sie damit vermeiden
- Doppelerfassung und die Fehler, die dadurch entstehen
- Verlorene Anfragen („Hat das jemand bekommen?”)
- Excel-Dateien, die irgendwann mit zwölf Mitarbeitern gleichzeitig geöffnet sind
- Cloud-CRM-Lizenzen im fünfstelligen Jahresbereich
Werkzeuge in diesem Setup
- Nextcloud — Vorgangsablage, Dateifreigabe für Kunden
- n8n — Klebstoff zwischen Formular, Datenbank und Ablage
- Baserow — die zentrale Vorgangsliste (CRM-light)
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